KÖŞE YAZILARI

2002 yılında Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü koordinesinde “Standart Dosya Planı” projesi başlatılmış, aynı konudaki belgelerin bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması amaçlanmıştı. Bu projenin uygulanmasıyla aranılan bilgi ve belgeye kolay ulaşılması, kurumlar arası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı  şekilde yapılması, evrak ve iş takibinin kolaylaştırılarak verimliliğin artırılması sağlanacaktı.

         Yapılan çalıştay sonucunda; Dosya planının 000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanların bütün kamu kurumlarının ortak olarak kullanacağı yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerine ait alanlar olması, bu bölümlerin Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nce hazırlanması ve bütün kurumlarca uygulanması, 100-599 rakamları ile numaralandırılan alanların ise kendi ana hizmet birimlerine ilişkin olarak kurumlarca hazırlaması kararlaştırılmış, bütün kurumlara bu yönde çalışma yapmaları emredilmişti. (06/11/2002 tarihinde)

Tüm kamu kurum ve kuruluşları tarafından ortaklaşa kullanılacak olan 000-099 ve 600-999 numaralı alanlara ilişkin çalışma Başbakanlık Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü tarafından tamamlandı. Hazırlanan “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”  Başbakanlık, Personel ve Prensipler Genel Müdürlüğü’nün   24 Mart 2005 tarihli 2005/7 sayılı genelgesi ekinde sunuldu. Bu genelge ile  Kurum ve kuruluşlara “Ortak Alanlara Ait Dosya Planı”nı uygulamaya başlamaları emri verildi. Örneğin ortak alanlar içinde bulunan Teftiş işleri bütün kamu kurumlarında aşağıda şekilde olacaktı.

TEFTİŞ İŞLERİ

660 Teftiş İşleri

661 Teftiş Programları

662 Görev Emirleri

663 Denetim İşleri

01 Denetim Raporları

01 Yüksek Denetleme Kurulu Raporları

02 KİT Komisyonu Raporları

03 Kuruluşun Cevabi Raporları

664 İnceleme İşleri

01 Ön İnceleme Raporları

02 İnceleme Raporları

99 Diğer

665 Soruşturma İşleri

01 Disiplin Soruşturma İşleri

666 Araştırma İşleri

667 İhbar, Şikayet ve Suç Duyuruları

679 Teftişle İlgili Diğer İşler

Başbakanlıkça yapılan bu çalışma bütün kurumların standart dosya planına geçmesini gerektirmesine rağmen  Milli Eğitim Bakanlığı 2005 yılından bu yana bu geçişi yapamadı. MEB önceden uyguladığı desimal dosya sistemini uygulamaya devam etmektedir. Örneğin, müfettişlere inceleme-soruşturma görevleri hâlâ 410 dosya numarasıyla verilmektedir.

Devletin kurumları arasında uyumun sağlanması açısından Milli Eğitim Bakanlığının da merkez ve taşra teşkilatında standart dosya planına geçilmesi zorunludur. Bakanlıkça bu yönde bir çalışma yapılarak, bağlı birimlere Standart Dosya Planını uygulamaları yönünde emir verilmesi gerekmektedir. 

                                                                                                           Doğan CEYLAN

                                                                                       Müfettişler Derneği Başkanı

Standart Dosya Planına ilişkin Başbakanlık genelgesi